Od 1 października 2020 roku polscy przedsiębiorcy przeszli na nowy, ujednolicony system raportowania danych podatkowych. Zastąpił on dotychczasową deklarację VAT-7 (oraz VAT-7K) oraz dotychczasowe pliki JPK. Nowy plik JPKV7M i JPKV7K to skonsolidowane narzędzie, które obejmuje zarówno dane sprzedażowe, zakupowe, jak i informacje dotyczące samego podatku VAT. Zrozumienie jego struktury i wymagań jest kluczowe dla prawidłowego prowadzenia księgowości i unikania potencjalnych błędów oraz kar.

Geneza zmian: Od VAT-7 do JPK_V7

Historycznie, przedsiębiorcy mieli obowiązek składania deklaracji VAT-7 (miesięcznej) lub VAT-7K (kwartalnej) wraz z załącznikami w postaci plików JPK. Pliki JPK miały na celu usprawnienie kontroli skarbowych poprzez cyfrowe przekazywanie danych księgowych. Jednakże, konieczność składania dwóch odrębnych zestawów dokumentów generowała dodatkowe obciążenie administracyjne. Wprowadzenie pliku JPKV7M (miesięcznego) i JPKV7K (kwartalnego) stanowiło odpowiedź na te wyzwania, integrując dane z deklaracji VAT i dotychczasowych plików JPK w jedną strukturę. Celem było uproszczenie procesu, zwiększenie transparentności oraz umożliwienie organom skarbowym szybszego dostępu do informacji.

Struktura i zawartość pliku JPK_V7

Nowy plik JPK_V7 jest znacznie bardziej rozbudowany niż jego poprzednicy. Dzieli się na dwie główne części: część ewidencyjną oraz część deklaracyjną.

Część ewidencyjna

Ta część zawiera szczegółowe dane dotyczące każdej transakcji sprzedaży i zakupu. Kluczowe elementy, które muszą zostać uwzględnione, to:

• Dane identyfikacyjne kontrahenta: NIP, nazwa.
• Data sprzedaży/zakupu.
• Numer faktury.
• Kwota netto.
• Kwota podatku VAT według poszczególnych stawek.
• Rodzaj sprzedaży/zakupu: Tutaj pojawia się nowość w postaci kodów GTU (grupy towarów i usług). Wprowadzono dwucyfrowe kody, które identyfikują specyficzne grupy towarów i usług objętych szczególnym reżimem opodatkowania lub wymagających szczególnej uwagi ze strony organów skarbowych (np. usługi niematerialne, sprzedaż pojazdów, elektronika).
• Oznaczenia procedur: Dodatkowe kody literowe, takie jak “EE” (dostawa towarów używanych), “MW” (marża), “MP” (samochód osobowy).

Część deklaracyjna

Ta część odzwierciedla dane, które dotychczas znajdowały się w deklaracji VAT-7/VAT-7K. Zawiera ona podsumowanie wartości sprzedaży i zakupów według stawek VAT, a także kwoty należnego i naliczonego podatku VAT. Jest to skrócona wersja informacji zawartych w części ewidencyjnej, służąca do obliczenia ostatecznego zobowiązania podatkowego.

Kiedy składać JPKV7M i JPKV7K?

Wybór między JPKV7M a JPKV7K zależy od terminu rozliczania VAT przez dane przedsiębiorstwo.

• JPK_V7M jest przeznaczony dla podatników, którzy rozliczają VAT miesięcznie. Termin składania tego pliku jest taki sam jak termin składania deklaracji VAT-7, czyli do 25. dnia następnego miesiąca.
• JPK_V7K jest przeznaczony dla podatników rozliczających VAT kwartalnie. Termin składania tego pliku jest taki sam jak termin składania deklaracji VAT-7K, czyli do 25. dnia następnego miesiąca po zakończeniu kwartału.

Kluczowe obowiązki i zmiany dla przedsiębiorców

Wprowadzenie pliku JPK_V7 wiąże się z kilkoma istotnymi zmianami i obowiązkami dla przedsiębiorców:

1. Poprawne kodowanie GTU: Jest to jeden z najistotniejszych aspektów nowego systemu. Błędne przypisanie kodów GTU do transakcji może skutkować sankcjami karnoskarbowymi. Konieczna jest dokładna analiza zakresu stosowania poszczególnych kodów.
2. Oznaczenia procedur: Zastosowanie właściwych oznaczeń procedur (np. dla samochodów firmowych) jest niezbędne do prawidłowego raportowania.
3. Terminowość: Składanie plików JPKV7M/JPKV7K w ustawowych terminach jest obligatoryjne.
4. Poprawność danych: Zapewnienie zgodności danych w części ewidencyjnej i deklaracyjnej jest kluczowe. Organy skarbowe dokonują weryfikacji tych danych.
5. Archiwizacja: Przedsiębiorcy mają obowiązek przechowywania plików JPK przez określony czas, zgodnie z przepisami prawa.

Potencjalne błędy i jak ich unikać

Najczęstsze błędy popełniane przy wypełnianiu pliku JPK_V7 obejmują:

• Nieprawidłowe przypisanie kodów GTU: Brak znajomości szczegółowych wytycznych dotyczących kodowania.
• Niezgodność danych: Rozbieżności między danymi w pliku JPK a danymi na fakturach.
• Błędy w oznaczeniach procedur: Niewłaściwe zastosowanie oznaczeń, np. dla pojazdów.
• Przekroczenie terminu składania: Opóźnienia w przesłaniu pliku.

Aby uniknąć tych błędów, zaleca się dokładne zapoznanie się z aktualnymi przepisami i wytycznymi Ministerstwa Finansów, korzystanie z oprogramowania księgowego posiadającego funkcje generowania JPK_V7 oraz ewentualne konsultacje z doradcą podatkowym lub biurem rachunkowym.